Waardevol Feedback Geven in 7 Eenvoudige Stappen: Een Handvat voor Effectieve Communicatie

Feedback geven is een essentiële vaardigheid voor professioneel succes en teamontwikkeling. Met feedback kan je de relaties onderling enorm verbeteren. Het kan echter ook helemaal verkeerd uitpakken als je zomaar lukraak jouw mening gaat spuien! Dus bereid je voor! In dit blog deel ik zeven eenvoudige stappen waarmee je waardevol feedback kunt geven, waardoor communicatie wordt verbeterd en groei wordt gestimuleerd. Zo leer jij constructieve en waardevolle feedback verstrekken die zowel positief als productief is.

Stap 1: Voorbereiding

Begin met een grondige voorbereiding voordat je feedback geeft. Identificeer specifieke voorbeelden en gedragingen die je wilt bespreken. Wees duidelijk over het doel van de feedback en formuleer concrete observaties om de boodschap te ondersteunen.

Feedback geven zegt namelijk alles over de gever. Dus maak onderscheid of je een oordeel over iets hebt,  een tip hebt die de ander wellicht kan gebruiken of dat je mogelijkheden ziet om zijn houding of werkwijze te kunnen verbeteren.
Feedback gaat over het laten zien aan de ander wat zijn houding of gedrag met jou doet. Zonder oordeel.

Ik gebruik zelf liever de term feedforward, omdat het namelijk essentieel is dat de ander over de mogelijkheden beschikt om iets aan dat gedrag te kunnen en willen veranderen in de toekomst. Je geeft de ander letterlijk voeding om vooruit te kunnen; feed-forward!

Stap 2: Kies het Juiste Moment

Selecteer een geschikt moment om feedback te geven, waarbij je rekening houdt met de privacy en emotionele toestand van de ontvanger. Vermijd het geven van feedback in het heetst van de strijd en zoek een rustige omgeving waarin beide partijen zich comfortabel voelen.

Vraag aan de ander of je hem van feedback mag voorzien. “Nee” is ook een antwoord; accepteer het! Wellicht komt er later nog een moment waarop de ander er bij jou op terugkomt.

Stap 3: Begin Positief

Start de feedbacksessie met een positieve noot. Benoem sterke punten en successen om een constructieve sfeer te creëren. Dit helpt de ontvanger open te staan voor verdere besprekingen en benadrukt een groeigerichte aanpak.

Stap 4: Wees Specifiek en Concreet

Zorg ervoor dat je feedback specifiek en concreet is. Beschrijf concreet het gedrag wat je gezien hebt in een bepaalde situatie, zonder jouw oordeel en zonder emoties! Vermijd te algemene uitspraken en benoem specifieke gedragingen of situaties. Dit helpt de ontvanger de feedback te begrijpen en biedt handvatten om hier nogmaals naar te kijken.

Stap 5: Gebruik de ‘Ik’-boodschap maar vermijd “als ik jou was…”

Communiceer je feedback met behulp van de ‘Ik’-boodschap om persoonlijke verantwoordelijkheid te benadrukken. Bijvoorbeeld “Ik merkte op dat…” in plaats van “Jij doet altijd…” Hierdoor wordt de boodschap minder beschuldigend en meer gericht op samenwerking.
Geef aan wat dat gedrag bij jou voor gevoel opriep (nu komen dus de emoties, alleen wel duidelijk jouw emoties. “Dit gaf mij het volgende gevoel….”
Beschrijf wat het effect van het gedrag op jou of binnen het bedrijf is.
Vraag dan of de ander hier iets mee kan. Of hij wil reageren op jouw feedback. Let op: Eindig niet met de woorden; “Als ik jou was…” want jij bent de ander niet! Wees je er juist bewust van dat je via jouw perceptie naar de ander kijkt, en dat alleen dat uitgangspunt al maakt dat jullie verschillend zijn van elkaar.

Stap 6: Luister Actief

Wacht…wees stil!! Laat die pauze vallen. Geef de ander de tijd om na te denken en eventueel te reageren. Feedback geven is een tweerichtingsproces. Moedig de ontvanger aan om te reageren en stel open vragen om zijn perspectief te begrijpen. Luister actief naar de reacties en wees bereid om verdere verduidelijking te geven indien nodig.

Stap 7: Eindig Met Positieve Toekomstgerichte Inzichten

Eindig de feedbacksessie door positieve toekomstgerichte inzichten te delen. Bespreek eventuele besproken concrete stappen voor verbetering en benadruk het vertrouwen dat je hebt in de capaciteiten van de ontvanger. Dit motiveert en creëert een pad voor groei.

Kan of wil de ontvanger niets met jouw feedback? Dan is dat ook prima. Accepteer dat het voor de ander wellicht nog niet het juiste moment is om deze mogelijke ‘blinde vlek’ onder ogen te zien. Wie weet komt hij er later nog eens op terug.

Bedank elkaar altijd voor het gesprek; voor de tijd die je voor de ander vrij maakte en voor de ruimte die jullie aan elkaar geboden hebben om überhaupt feedback te geven.

Het geven van feedback in zeven stappen is de sleutel tot het bevorderen van een gezonde communicatiecultuur en individuele ontwikkeling. Door deze stappen te volgen, kun je waardevol feedback geven die constructief, positief en gericht is op groei. Neem de tijd om feedback te integreren in je professionele interacties en zie hoe het bijdraagt aan succes op de lange termijn.